Varslingsrutiner
Varslingsrutiner ved uønskede hendelser for Pors Håndball
Pors Håndball skal å være en trygg arena for alle våre medlemmer. Det er viktig om du har opplevd eller vært vitne til hendelser, handlinger eller oppførsel som du tenker at bryter med våre regler at du sier fra om dette. Hovedregelen er at man tar opp forhold man mener er kritikkverdig, med den det gjelder. Dersom dette ikke fører frem, eller dersom man mener det er nødvendig å ta saken opp med noen andre som kan gjøre noe med de kritikkverdige forholdene, kalles det varsling.
I Pors Håndball tar vi alle varsler om kritikkverdige forhold på alvor.
Varslingsrutinene sier noe om
- Hvem som har ansvar
- Hvilke saker som omfattes av varslingsrutinene
- Hvem det kan varsles til
- Hvordan det skal varsles
- Hvordan varsler skal følges opp
Hvem har ansvar?
Styrets leder har ansvar for at varslingsrutiner er innført og fungerer iht. hensikten.
1. Hva kan du varsle om?
Du kan si fra om hendelser eller handlinger som du selv har opplevd, har oppdaget, har direkte kjennskap til, eller har hørt om fra andre.
Eksempler på temaer du kan si ifra om er underslag av penger, trakassering fra trener, mobbing fra andre utøvere, juksing i konkurranser, rasistiske utrop, diskriminerende oppførsel med mer.
Det skal være en lav terskel for å si fra om brudd på idrettens regler og retningslinjer. Ta gjerne kontakt med rådgivere i idrettsforbundet dersom du er usikker. Du kan lese mer om temaer du kan varsle om her: www.idrettsforbundet.no/tema/varsling/mer-om-tema
Hvor/til hvem sendes varselet?
Primært er Mitt varsel stedet for å sende inn varsel. Når et varsel sendes inn er det styrelederen i Pors Håndball, Christian Hellstrøm, som vil motta varselet. Du kan som varsler velge at varselet skal gå til en annen person enn styreleder.
Varsel kan også gis skriftlig eller muntlig i fysisk samtale eller pr. telefon.
Vi ønsker det skal være lav terskel for å si fra!
2. Hva betyr det å varsle og hvordan varsler du?
Å varsle betyr å si fra eller advare om kritikkverdige eller ulovlige hendelser eller handlinger.
Målet med å varsle er å si ifra til en person som kan gjøre noe med det som er skjedd, ivareta personen som eventuelt er blitt utsatt for noe kritikkverdig, og stoppe at det skjer igjen.
Det er viktig at du sier ifra der hendelsen har skjedd. Det vil si at du bør si fra direkte til en ansvarsperson eller leder for den aktiviteten du er med i eller arrangement du har deltatt på.
Du kan si fra skriftlig via varslingsskjema, over telefonen eller ved personlig møte. Primært ønsker Pors Håndball at varsler benytter portalen eller leverer inn skriftlig varsel, da dette gir god sporbarhet og reduserer faren formisforståelser. Om du velger å si fra muntlig, anbefaler vi uansett at du selv fyller ut skjema for varsling slik at du forklarer med egne ord hva som har skjedd. Lenke til varslingsskjema finner du nederst på siden.
3. Hva skjer når du har sendt inn varselet?
Etter at du har sendt inn et varsel, vil saken bli behandlet av styreleder, Christian Hellstrøm. Du har mulighet til å kommunisere med vedkommende gjennom hele behandlingen. Om du ikke hører noe innen noen dager, ta gjerne kontakt med Pors Håndball og/eller styreleder for å være sikker på at varselet er mottatt.
Dersom varsler ønsker at en annen person i styret skal behandle saken, må dette informeres om i varselet og alternativ person må informeres direkte.
4. Saksgangen i Pors Håndball?
I Pors Håndball håndterer vi alle varsler i henhold til våre rutiner. Alle saker skal følges opp, uavhengig av om saken blir håndtert av politiet.
Det vil oppnevnes en saksansvarlig, normal styreleder, som vil håndtere saken fra start til slutt. Saksansvarlig har ansvar for å sikre en god saksgang og at de ulike partene i saken blir ivaretatt underveis.
I Pors Håndball bruker vi Mitt varsel. Dette er et digitalt system for behandling av varsler. Systemet er kryptert og sikrer at all informasjon som sendes inn oppbevares riktig og i henhold til krav om lagring av personsensitiv informasjon.’
Disse grunnleggende prinsippene skal legges til grunn ved håndtering av et varsel:
– Den som varsler skal beskyttes mot gjengjeldelse.
– Alle varsler skal tas alvorlig.
– Mottaker av et varsel skal alltid sørge for en forsvarlig behandling av saken.
– Varslingssaker skal behandles fortrolig. Fortrolighet innebærer i denne sammenheng at identiteten til varsler og den/de det er varslet om, ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre behandling av saken.
– Den som har varslet skal få bekreftelse på at et varsel er mottatt, og få informasjon om utfallet av saken, med mindre varsler er anonym.
– Gjelder varselet et styremedlem skal styrets nestleder konsulteres.
– Dersom det har forekommet varslingssaker skal styrets årsrapport vise til antall og at varslingsrutine er fulgt.
Mer om gangen i håndtering av en sak kan du også lese om på NIF sine ressurssider om varsling. Se Varsling (idrettsforbundet.no)
Varsle oss ved å trykke på Mitt Varsel knappen under.